Mặc dù Excel là ứng dụng được sử dụng rộng rãi bởi dân văn phòng. Tuy nhiên, để thành thạo ứng dụng này không phải điều đơn giản. Excel rất hay xảy ra một số lỗi cơ bản, trong đó lỗi sai định dạng ngày tháng là nghiệp vụ thường gặp nhất. Nếu bạn cũng đang gặp lỗi này thì hãy cùng Tino Group tìm cách khắc phục qua bài viết dưới dây nhé!
Lỗi ngày tháng năm là gì?
Khi bạn nhập tài liệu ngày tháng năm vào trong tệp Excel, tài liệu đó sẽ bị đảo lộn thành tháng trước, sau đấy đến ngày và năm. Tuy bạn đã nhập đúng thứ tự ngày tháng năm, nhưng tác dụng vẫn trả về như vậy. Đây được xem là một lỗi rất liên tục xảy ra khiến người nhập liệu Excel cảm thấy phiền phức .
Nguyên nhân gây ra lỗi ngày tháng năm trong Excel
Excel có nhiều kiểu định dạng ngày tháng năm tương ứng với những vương quốc khác nhau. Do đó, nếu máy tính bạn chưa setup theo định dạng ngày tháng thường thì, bạn sẽ gặp lỗi ngày tháng bị nhảy sang kiểu hiển thị khác không đúng theo mong ước. Ngoài ra, một nguyên do nữa dẫn đến lỗi này xuất phát từ file Excel đã được chỉnh sửa qua nhiều lần trên nhiều thiết bị sẽ gặp lỗi ẩn .
Bên cạnh đó, dữ liệu được trích xuất từ một phần mềm (ví dụ như máy chấm công), khi đưa vào Excel cũng sẽ xảy ra tình trạng lỗi và không thể dùng để tính toán được.
Bạn đang đọc: Cách khắc phục lỗi ngày tháng năm trong Excel
Các biểu diễn giá trị ngày tháng năm trong excel
Biểu diễn giá trị ngày
- d là biểu diễn ngày dưới dạng một chữ số
- dd là biểu diễn ngày dưới dạng hai chữ số
Biểu diễn giá trị tháng
- mm là biểu diễn tháng dưới dạng hai chữ số (Lưu ý: không có dạng 1 chữ m).
- mmm là biểu diễn tháng dưới dạng viết tắt ba chữ cái đầu của tháng đó trong tiếng Anh (ví dụ tháng 12 trong tiếng Anh là December sẽ được viết tắt là Dec).
- mmmm là biểu diễn tháng dưới dạng tên tiếng Anh viết đầy đủ của tháng đó.
Biểu diễn giá trị năm
- yy là biểu diễn năm dưới dạng hai chữ số cuối của năm đó (Lưu ý: không có dạng 1 chữ y).
- yyyy là biểu diễn năm dưới dạng đủ bốn chữ số của năm đó.
Biểu diễn dấu ngăn cách các thành phần ngày tháng năm
Để trình diễn dấu ngăn cách những thành phần ngày tháng năm, bạn hoàn toàn có thể dùng những dấu / ( dấu gạch chéo ) hoặc dấu. ( dấu chấm ), hoặc dấu – ( dấu gạch ngang ), tuy nhiên là phải sử dụng thống nhất trong 1 định dạng .
Để có thể thiết lập cách định dạng ngày tháng trong Excel, bạn hãy chọn vùng dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn Format cells, rồi nhấn chọn Custom. Như hình bên dưới.
Cách khắc phục lỗi ngày tháng năm trong Excel
Cách định dạng ngày tháng năm theo vị trí khu vực
Tại Nước Ta, cách hiển thị ngày tháng thông dụng nhất là ngày tháng năm. Tuy nhiên ở Mỹ hoặc một số ít vương quốc khác sẽ định dạng là tháng ngày năm, … Nếu máy tính bạn đang mặc định hiển thị theo kiểu Mỹ, bạn hãy sửa lại theo những bước dưới đây :
Bước 1: Bạn nhấn tổ hợp phím Windows + R trên bàn phím để mở cửa sổ Run. Tại đây, bạn hãy nhập Control Panel rồi nhấn OK.
Bước 2: Bạn hãy nhấn chọn Clock and Region tại cửa sổ Control Panel vừa mới xuất hiện.
Lưu ý : Với những phiên bản Windows khác nhau, giao diện của Control Panel cũng sẽ khác nhau nhưng nội dung vẫn tựa như như vậy .
ADVERTISEMENT
Bước 3: Bạn tiếp tục chọn Region để mở ra hộp thoại Region.
Bước 4: Tại hộp thoại Region, nếu muốn định dạng kiểu ngày tháng năm, bạn hãy chọn định dạng Vietnamese (Vietnam) tại mục Format. Sau đó nhấn OK để đóng.
Như vậy bạn đã triển khai xong thiết lập cách gõ thời hạn theo định dạng của Nước Ta. Tuy nhiên, nếu bạn nhập liệu trên Excel vẫn còn bị đảo ngược, hãy thực thi theo cách dưới đây .
Cách chỉnh định dạng thể hiện ngày tháng năm trong Excel
Khi nhập tài liệu trên Excel, mặc dầu bạn đã nhập theo đúng thứ tự ngày tháng năm nhưng Excel vẫn tự nhảy thành tháng ngày năm. Đây là một lỗi khá cơ bản, để khắc phục bạn hãy thực thi như sau :
Bước 1: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu cần chỉnh lại định dạng thời gian
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở cửa sổ Format Cells. Tại cửa sổ Format Cells chọn thẻ Number > Date.
Chọn định dạng Vietnamese ở mục Locale(Location). Khi đó, tại mục Type sẽ xuất hiện một số kiểu định dạng ngày tháng năm theo quy ước của Việt Nam. Công việc của bạn là hãy lựa chọn kiểu mình mong muốn.
Cuối cùng chọn OK để hoàn tất.
Excel sẽ trả về những hiệu quả theo định dạng ngày tháng năm mà Nước Ta thường dùng .
Cách sửa lỗi ngày tháng của dữ liệu được trích xuất từ phần mềm ra Excel
Khi bạn trích xuất tài liệu từ những ứng dụng khác ( ví dụ như ứng dụng từ máy chấm công ) ra Excel, những tài liệu đó thường xảy ra lỗi và bạn không hề sử dụng để thống kê giám sát trên Excel được. Có hai cách giúp bạn khắc phục lỗi này :
Cách 1: Dùng hàm VALUE
Bước 1: Tại cột E, bạn sử dụng hàm VALUE, đối tượng của hàm này là giá trị trong cột B
Ví dụ : E2 = VALUE ( B2 )
Bước 2: Copy những kết quả của hàm Value và sau đó dán trở lại vào cột B
Bước 3: Định dạng dữ liệu bằng Format cells
Chọn vùng dữ liệu trong cột B sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1. Trong thẻ Number chọn Custome, trong mục Type nhập dd/mm/yyyy
Cách 2: Dùng công cụ TextToColumn
TextToColumn được biết đến là công cụ được dùng tách tài liệu ra nhiều cột. Ngoài ra, công cụ này còn có tính năng quy đổi tài liệu về đúng định dạng tiêu chuẩn trong Excel .
Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần chuyển đổi, trong thẻ Data chọn TextToColumn
Bước 2: Trong cửa sổ TextToColumnvừa mở, bạn hãy bấm Next để sang Step 2 of 3
Bước 3: Tiếp tục bấm Next thêm một lần nữa để sang Step 3 of 3
Tại đây, bạn chọn vào mục Date sau đó chọn tương ứng cách hiển thị thời gian theo dạng DMY (D là ngày, M là tháng, Y là năm)
Nhấp vào Finish để hoàn thành.
Mặc dù lỗi ngày tháng năm khá thông dụng trong Excel nhưng cũng không quá phức tạp để khắc phục. Bài viết trên đã trình làng đến bạn 1 số ít cách để sửa lỗi ngày tháng năm, kỳ vọng sẽ giúp những thao tác trên Excel hiệu suất cao hơn nhé !
FAQs về cách sửa lỗi ngày tháng năm trong Excel
Cách sửa lỗi của Hàm VALUE và công cụ TextToColumn khác nhau như thế nào?
Mặc dù cả hai đều hoàn toàn có thể sửa lỗi ngày tháng năm ở những tài liệu trích xuất từ ứng dụng, tuy nhiên sự độc lạ giữa hai công cụ này biểu lộ ở tính năng .
Khi bạn dùng hàm VALUE sẽ phải tuân thủ theo thiết lập thời gian mặc định trong Region của máy tính (trong bài viết đã có hướng dẫn).
trái lại, khi dùng TextToColumn, bạn được phép tự do lựa chọn cách hiển thị Tháng trước Ngày sau hoặc ngày trước tháng sau một cách linh động hơn. Bên cạnh đó, tác dụng sẽ được trả về ngay tại vị trí khởi đầu, bạn không cần sao chép và dán như cách dùng hàm VALUE
Ngoài ra, cả 2 cách đều vận dụng được cho tài liệu Ngày, Giờ
Làm sao để phát hiện lỗi thời gian khi có nhiều dữ liệu?
Đối với trường hợp có quá nhiều tài liệu, bạn không hề tìm kiếm theo cách bằng tay thủ công. AutoFilter là một công cụ lọc tự động hóa trong Excel. Chức năng chính là giúp tất cả chúng ta lọc tìm một nội dung trong bảng tài liệu, cạnh bên đó, công cụ này còn tương hỗ cho tất cả chúng ta phát hiện những lỗi về tài liệu trong một bảng tính. Cách làm như sau :
Bước 1: Mở công cụ AutoFilter. Chọn toàn bộ bảng dữ liệu > Trong tab Data > Chọn Filter
Bước 2: Bấm chọn nút lọc trong cột liên quan tới thời gian
Những tài liệu không được sắp xếp tự động hóa theo định dạng bạn muốn là tài liệu lỗi về thời hạn .
Lỗi các dấu #### thì phải làm sao?
Nếu trong trường hợp ô tài liệu hiển thị một loạt ký hiệu # # # # # thay vì hiện ra đơn vị chức năng thời hạn ngày tháng năm thì năng lực lớn là ô này không đủ rộng để chứa vừa đủ thông tin .
Đầu tiên, bạn nhấp đúp chuột vào bên phải của ô tài liệu để đưa kích cỡ về vừa đúng với ô thông tin hoặc hoàn toàn có thể kéo cạnh bên phải của ô sang hướng phải cho đến khi ô đủ rộng để chứa thông tin của bạn .
Tại sao nên đổi định dạng ngày tháng năm theo khu vực Việt Nam?
- Sử dụng được thời gian thực
- Dễ theo dõi thời gian
- Áp dụng được vào Excel để thay đổi thời gian trong Excel
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Văn phòng đại diện: 42 Trần Phú, Phường 4, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 0364 333 333
Tổng đài miễn phí: 1800 6734 - Email: sales@tino.org
- Website: www.tino.org
Source: https://thiennhuong.com
Category: Thủ Thuật
