Bạn là người mới bắt đầu làm quen với Google Workspace và đặc biệt là Google Docs? Bạn muốn biết cách để thuần thục Google Docs nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu? Hãy điểm qua những tính năng cơ bản của Google Docs trong bài chia sẻ dưới đây của ThuthuatOffice để hiểu rõ hơn cách sử dụng Google Docs nhé. Bắt đầu thôi.
Cơ chế hoạt động của Google Docs là gì?
Trước khi đi tìm hiểu về các tính năng cơ bản của Google Docs thì chúng ta hãy khám phá về cơ chế hoạt động của Google Docs trước nhé.
Bạn đang đọc: Tính năng cơ bản của Google Docs bạn cần biết năm 2022
Google Docs hoạt động giải trí dựa trên việc link thông tin tài khoản Google của bạn với sever của chính Google. Với ứng dụng sử dụng không lấy phí thì người dùng sẽ được phân phối 10GB tàng trữ và 1GB những định dạng tài liệu chưa được quy đổi .
Khi bạn muốn sử dụng Google Docs điều tiên phong bạn cần có đó chính là liên kết mạng. Từ đây bạn đã hoàn toàn có thể truy vấn vào Google Docs một cách thuận tiện. Một khi bạn đã truy vấn vào Google Docs thành công xuất sắc và mở màn nhập liệu thì ngay khi bạn mở màn soạn thảo, Google Docs sẽ tự động hóa lưu ngay lập tức hàng loạt thông tin mà bạn vừa nhập .
Điều này vô cùng có ích trong những trường hợp mạng máy tính bị chập chờn hoặc trường hợp máy tính của bạn bị tắt bất thần, những thông tin mà bạn đã nhập lúc trước vẫn còn được lưu trong thông tin tài khoản Google của bạn .
Một điều tiếp theo đó chính là Google Docs hoạt động giải trí với sự tương hỗ của nhiều công cụ khác nhau hay nói đúng hơn đây chính là tổng hợp của những công cụ gồm Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form .
Các ứng dụng của Google Docs
Tiếp đến sẽ là những ứng dụng của Google Docs .
- Document: Công cụ với tính năng định dạng, thay đổi kích thước font, căn lề, tạo mục lục… Một công cụ tương tự với Microsoft Word.
- Spreadsheet: Công cụ này với tính năng như Excel, tích hợp sẵn chức năng tính toán như kỹ thuật, tài chính, kế toán, thống kê, phân tích…
- Presentation: Là một chương trình tạo file trình chiếu slide, show.
- Drawing: Với công cụ này người dùng có thể vẽ những đường nét cơ bản hay tạo biểu đồ minh họa.
- Form: Công cụ với tính năng giúp bạn hoàn thiện những bản mẫu khảo sát trực tuyến.
Các tính năng cơ bản của Google Docs bạn không nên bỏ qua
Tiếp đến là những tính năng cơ bản của Google Docs. Tuy Docs có nhiều tính năng hay ho và mê hoặc nhưng dưới đây là những tính năng cơ bản của Google Docs mà ThuthuatOffice cho rằng bạn nên biết và hiểu rõ trong trong bước đầu làm quen với công cụ soạn thảo văn bản trực tuyến này .
Thêm Font chữ
Tính năng cơ bản của Google Docs tiên phong mà ThuthuatOffice muốn trình làng đó chính là thêm Font chữ. Để hoàn toàn có thể thêm font chữ trong Google Docs những bạn triển khai theo những bước sau đây :
Các bạn mở tài liệu trên Google Docs lên. Click vào mục Font chữ trên thanh công cụ như hình minh họa dưới đây :
Bước 1 : Các bạn hãy truy vấn vào Google Docs theo đường link dưới đây .
Bước 2: Các bạn bấm chọn dấu cộng như hình minh họa để thêm tài liệu mới.
Bước 3: Tiếp đến bạn di chuyển đến vùng chọn Font và nhấn vào mũi tên bên cạnh.
Bước 4: Tiếp bạn chọn vào More Fonts.
Bước 5: Sau khi chọn xong, các bạn sẽ thấy hộp thoại Fonts hiện ra, click vào Show: All fonts, sau đó tích chọn vào những font chữ mà bạn muốn thêm. Cuối cùng là nhấn vào OK.
Templates miễn phí
Một tính năng cơ bản của Google Docs tiếp theo mà ThuthuatOffice muốn san sẻ đó chính là những tùy chọn templates không tính tiền. Giờ đây bạn không phải tốn quá nhiều thời hạn phong cách thiết kế những mẫu tài liệu nữa, thay vào đó Google Docs đã có sẵn những tùy chọn templates cho bạn lựa chọn .
Sau khi truy cập vào Google Docs, các bạn sẽ thấy những tùy chọn mẫu như hình dưới đây. Hoặc nếu bạn muốn tìm kiếm nhiều lựa chọn hơn, click vào Thư viện mẫu để khám phá thêm.
Bảng hiển thị nội dung
Đã khi nào bạn cảm thấy quá căng thẳng mệt mỏi khi phải đọc một văn bản dài vài trăm trang trên màn hình hiển thị máy tính và không biết đâu là bố cục tổng quan hay mục lục của hàng loạt văn bản đó chưa ? Với bảng hiển thị nội dung, một trong những tính năng cơ bản của Google Docs, bạn sẽ thấy việc tóm tắt nội dung và nắm rõ nó chỉ nằm trong vài bước thao tác đơn thuần .
Bước 1: Sau khi vào màn hình làm việc chính của Google Docs, các bạn click vào Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung.
Bước 2: Trong mục Tìm kiếm app, các bạn nhập tìm kiếm Table of Contents.
Bước 3 : Tìm kiếm và click vào tiện ích tìm được như hình dưới đây. Sau đó thực thi thiết lập .
Tạo và xóa Headers
Tính năng cơ bản của Google Docs tiếp theo là tạo và xóa Headers .
Để tạo Headers những bạn có 2 cách thực thi .
Cách 1 : Các bạn nháy đúp chuột vào phần đầu của trang văn bản. Sau khi nháy chọn xong, sẽ có vùng điền Headers Open .
Cách 2: Các bạn vào Chèn > Đầu trang và chân trang > Đầu trang.
Để xóa Header những bạn chỉ việc làm 1 trong những cách trên, sau khi phần hiển thị Headers hiện ra thì bạn chỉ việc xóa nó đi là được .
Xóa định dạng khi dán nội dung vào Docs
Nếu trường hợp bạn copy văn bản bất kể và dán nó vào trong Google Docs thì 1 điều chắc như đinh là bạn sẽ muốn đổi khác định dạng của nó về lại mặc định để thuận tiện chỉnh sửa hơn. Các bước để xóa định dạng khi dán nội dung vào Google Docs như sau .
Bước 1: Copy và dán nội dung vào Google Docs.
Bước 2: Bôi đen toàn bộ văn bản muốn xóa định dạng. Vào Định dạng > Xóa định dạng.
Sau khi chọn xong, tổng thể những thiết lập cũ sẽ đều được chuyển thành mặc định .
Thêm Folder trong Google Drive
Vì Google Drive tàng trữ tài liệu của bạn trên đám mây nên nhiều người thường sử dụng cùng một thông tin tài khoản Drive để san sẻ tệp với nhau. Theo thời hạn thì điều này hoàn toàn có thể gây khó khăn vất vả cho việc sắp xếp tài liệu của riêng bạn. Để tàng trữ toàn bộ chúng ở một nơi ngăn nắp, bảo đảm an toàn, hãy tạo một thư mục Google Documents để thuận tiện sắp xếp và quản trị hơn .
Bước 1 : Truy cập vào Google Drive theo đường link dưới đây :
Bước 2: Sau khi đăng nhập và truy cập vào Drive xong, các bạn vào New > Folder.
Bước 3: Vào My Drive và folder bạn đã tạo sẽ xuất hiện ở đó. Thay đổi tên và thực hiện lưu trữ file mà bạn muốn.
Công cụ tìm kiếm
Trái với Microsoft Word, Google Docs mang đến cho bạn một công cụ được tích hợp sẵn vô cùng hữu dụng, nơi mà bạn hoàn toàn có thể triển khai tìm kiếm thông tin về hầu hết những nội dung mà mình đang soạn thảo. Bạn không nhất thiết phải tốn thời hạn mở trình duyệt lên, vào Google và tìm kiếm thông tin .
Để hoàn toàn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm, một trong số những tính năng cơ bản của Google Docs những bạn có 3 cách làm .
Cách 1: Vào mục Công cụ chọn Khám phá.
Cách 2 : Bôi đen và click chuột phải vào nội dung bạn muốn tìm thông tin .
Cách 3: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Cmd + Shift + I (trên Mac), và Ctrl + Alt + Shift + I (trên Windows).
Suggesting Mode
Sẽ có những trường hợp bạn sử dụng tài liệu trên Google Docs và san sẻ nó cho nhiều người khác nhau. Việc phân quyền truy vấn, chỉnh sửa, xem, .. là rất quan trọng để bảo vệ tính đúng mực cho tài liệu của bạn. Với Suggesting Mode, bạn sẽ vận dụng cho những người bạn muộn nhận được những nhận xét của họ thay vì chính sách xem hay chỉnh sửa .
Để hoàn toàn có thể bật chính sách Suggesting Mode rất đơn thuần, bạn hãy làm theo những bước sau .
Bước 1: Các bạn di chuyển chuột đến biểu tượng cây bút bên phải màn hình.
Bước 2: Click chọn và chuyển qua chế độ Suggesting (Đề xuất) như hình minh họa dưới đây.
Thêm bình luận cho bài viết
Bạn đã khi nào nghe đến tính năng thêm phản hồi cho bài viết trong Word chưa. Giờ đây bạn cũng đã hoàn toàn có thể thêm phản hồi cho bài viết khi sử dụng Google Docs. Điều này vô cùng tiện nghi nếu bạn đang cùng san sẻ tài liệu này với nhiều người khác .
Để hoàn toàn có thể thêm phản hồi cho bài viết trong Google Docs những bạn triển khai theo những bước sau đây .
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản hoặc hình ảnh bạn muốn thêm bình luận.
Bước 2: Sau đó bạn vào Insert (Chèn) > Comment (Bình luận). Sau đó bạn chỉ cần viết bình luận vào thôi.
Tìm và thay thế trong Google Docs
Bạn đã khi nào phải tốn quá nhiều thời hạn ngồi tìm lỗi chính tả trong bài và sửa lại chưa ? Với Find and replace, một trong những tính năng cơ bản của Google Docs, bạn sẽ sửa hàng loạt lỗi tương quan đến chính tả của mình một cách nhanh gọn và thuận tiện .
Vậy làm thế nào để bạn hoàn toàn có thể sử dụng được tính năng vô cùng mê hoặc này, dưới đây là những bước để bạn làm được điều đó .
Bước 1: Các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để mở công cụ Find and replace. Hoặc vào Edit (Chỉnh sửa) > Find and replace (Tìm và thay thế).
Bước 2: Các bạn nhập văn bản cần thay thế vào mục Find và văn bản thay thế vào mục Replace with sau đó nhấn Replace để thay thế lần lượt hoặc Replace all để thay thế toàn bộ 1 lượt.
Xem lại lịch sử chỉnh sửa
Một tính năng cơ bản của Google Docs độc lạ trọn vẹn so với đối thủ cạnh tranh của nó là Microsoft Word chính là tính năng xem lại lịch sử vẻ vang đã chỉnh sửa. Đây được xem như thể một cứu cánh vô cùng thần kỳ cho những trường hợp bạn lỡ gây điều gì sai sót trong tài liệu của mình và muốn Phục hồi thực trạng trước đó .
Để hoàn toàn có thể xem lại lịch sử vẻ vang đã chỉnh sửa bạn hãy thực thi theo những bước sau đây .
Bước 1: Các bạn vào Tệp > Lịch sử phiên bản > Xem lịch sử phiên bản.
Bước 2 : Sau khi chọn xong những bạn sẽ thấy list những phiên bản đã được lưu dựa trên những biến hóa với văn bản Docs. Các bạn chỉ cần click chọn để xem lại .
Bước 3: Nếu như bạn muốn khôi phục phiên bản đã chọn thì hãy click vào Khôi phục phiên bản này như hình dưới đây.
Nhập liệu bằng giọng nói
Bạn đã khi nào tưởng tượng rằng 1 ngày mình chỉ cần nói và máy tính sẽ tự động hóa ghi chép lại những gì mà mình nói ra một cách đơn thuần và thuận tiện chưa ? Giờ đây với tính năng nhập liệu bằng giọng nói, một trong những tính năng cơ bản của Google Docs cải tiến vượt bậc và gây tò mò nhất cho người dùng sẽ làm cho việc làm của bạn trở nên nhẹ nhàng và mê hoặc hơn rất nhiều .
Bước 1: Các bạn vào Tools (Công cụ) > Voice typing...(Nhập liệu bằng giọng nói). Hoặc bạn có thể nhấn Ctrl + Shift + S.
Bước 2: Sau khi chọn xong, các bạn sẽ thấy biểu tượng micro hiện lên, các bạn nhấn chọn để tùy chỉnh ngôn ngữ. Sau đó nhấn lại 1 lần nữa hoặc nhấn Ctrl + Shift + S để bắt đầu nói.
Phím tắt trong Google Docs
Một trong số những điều không hề thiếu trong việc soạn thảo văn bản đó chính là những phím tắt. Nó không chỉ tiết kiệm chi phí thời hạn soạn thảo mà còn giúp bạn thao tác hiệu suất cao hơn. Dưới đây là một số ít phím tắt cơ bản bạn nên nắm :
Shift + T: Mở văn bản mới.
Ctrl + Alt + M: Thêm Comment.
Alt + I hoặc Alt + Shift +I: Mở công cụ Insert (Chèn).
Ctrl + Alt + N + H: Di chuyển qua mục mới.
Hoặc bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm hàng loạt list phím tắt ở đây :
Tạo phím tắt riêng cho mình trên Google Docs
Phím tắt là điều gì đó vô cùng hay ho, đặc việt là khi bạn hoàn toàn có thể tạo nó theo ý muốn của mình. Tính năng có bản của Google Docs này cũng đáng để bạn bỏ thời hạn khám phá đấy. Vậy làm thế nào để bạn hoàn toàn có thể tự tạo phím tắt cho riêng mình ? Dưới đây là cách để bạn làm được điều đó .
Bước 1: Các bạn vào Công cụ > Tùy chọn.
Bước 2: Chọn vào mục Ký tự thay thế. Tại đây các bạn hãy nhập nội dung thay thế và được thay thế vào. Nhấn OK để áp dụng.
Gọi đàm thoại trên Google Docs
Bạn đã khi nào tưởng tượng rằng mình sẽ hoàn toàn có thể gọi đàm thoại ngay trên một ứng dụng soạn thảo văn bản chưa ? Gọi đàm thoại hay cuộc gọi audio là một trong những tính năng cơ bản của Google Docs mà bạn nên thử thưởng thức. Dưới đây là cách bạn hoàn toàn có thể làm điều đó .
Bước 1: Vào Tiện ích bổ sung > Tải tiện ích bổ sung.
Bước 2: Tìm tiện ích có tên Conferences i/o.
Bước 3 : Tiến hành setup và sử dụng thôi .
Chỉnh sửa hình ảnh trên Google Docs
Cũng như Microsoft Word, Google Docs cũng hoàn toàn có thể chỉnh sửa hình ảnh một cách đơn thuần mà hiệu suất cao. Việc bạn cần làm đó chỉ làm click chọn vào hình ảnh mà mình muốn chỉnh sửa. Mọi công cụ chỉnh sửa ảnh đều có sẵn trên thanh công cụ gồm crop ảnh, chỉnh sửa …
Tiếp đến bạn hoàn toàn có thể chọn vào Tùy chọn hình ảnh để chỉnh sửa ảnh sâu hơn với sắc tố, kích cỡ, xoay, xuống dòng tự động hóa …
Từ điển trên Google Docs
Kế cuối trong list những tính năng cơ bản của Google Docs đó chính là từ điển. Nếu như bạn đang muốn tra cứu thông tin về một từ ngoại ngữ nào đó mà mình không biết nghĩa thì đây là giải pháp dành cho bạn. Các bước triển khai như sau .
Bước 1: Bôi đen văn bản cần tra cứu.
Bước 2: Click chuột phải chọn Define (Định nghĩa). Sau khi chọn xong, một bảng hiển thị sẽ hiện lên bên phải màn hình chứa thông tin về văn bản đó.
Chèn ngày tháng vào văn bản trên Google Docs
Tính năng cơ bản của Google Docs sau cuối mà ThuthuatOffice muốn trình làng đó chính là tính năng chèn ngày tháng. Để làm được những bạn thực thi theo những bước sau .
Các bạn vào Chèn > Ngày.
Sau đó những bạn chọn vào ngày mà mình muốn chèn .
Trên đây là hàng loạt san sẻ của ThuthuatOffice về những tính năng cơ bản của Google Docs. Nếu có bất kể vướng mắc nào những bạn hãy để lại phản hồi bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra những bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm 1 số ít bài viết khác về Google Docs dưới đây .
Mong rằng những thông tin về những tính năng cơ bản của Google Docs sẽ có ích cho bạn. Đừng quên Like, Share và ghé thăm ThuthuatOffice liên tục nhé .
Tham khảo : HubSpot
Source: https://thiennhuong.com
Category: Thủ Thuật
