Thủ Thuật

Tạo, mở, lưu văn bản trong Microsoft Word. | How Kteam

Dẫn nhập

Ở bài trước chúng ta đã cùng tìm hiểu về
WORD OPTION VÀ CÁC THIẾT LẬP CƠ BẢN TRONG MICROSOFT WORD. Trong bài này, Kteam sẽ hướng dẫn bạn các thao tác
Tạo, mở, lưu văn bản trong Microsoft Word.

Nội Dung

Để đọc hiểu bài này tốt nhất các bạn nên có :

Trong bài học này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về:

  • Tạo văn bản.
  • Mở văn bản.
  • Lưu văn bản.
  • Đóng văn bản.

Tạo Văn Bản

Để tạo tập tin văn bản MS Word ta có hai cách thường dùng là tạo từ
MS Word hoặc từ
File Explorer
(chương trình quản lí tập tin trên máy tính).

  • Tạo tập tin văn bản từ MS Word.
  • Tạo tập tin văn bản từ – File explorer.
  • Tạo nội dung tự động để thực hành.

Tạo Văn Bản Từ MS Word

Ở bài
KHỞI ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH MICROSOFT WORD với MS Word, ta đã biết màn hình làm việc chính của MS Word sau khi khởi động là một trang
văn bản trống, mặc định MS Word sẽ tự tạo một tập tin văn bản mới với tên là
Document X (X là số thứ tự).

Nhận biết tên file Word

Để tạo văn bản mới từ MS Word, ở màn hình làm việc của MS Word chọn File
> New >
Blank Document.

  • Phím tắt Ctrl + N.

Thao tác tạo mới một bài viết

 Ngoài lựa chọn văn bản trống bạn có thể chọn mẫu văn bản tùy thích nằm bên lựa chọn Blank Document hoặc có thể tìm mẫu văn bản tại ô tìm kiếm.

Tạo Văn Bản Từ File Explorer

Ngoài cách tạo tập tin văn bản mới từ MS Word ta có thể tạo văn bản ngay tại một thư mục nào đó mà bạn muốn.
Lợi ích của cách này là bạn chọn trước nơi lưu trữ văn bản. Không phải quan tâm đến chuyện chọn thư mục lưu trữ sau khi tạo văn bản.
Nhược điểm là tập tin văn bản sau khi tạo sẽ có định dạng tập tin là
*.docx nếu muốn lưu ở dạng *.doc để Office 2003 có thể dễ dàng đọc và chỉnh sửa.

Các bước để tạo một tập tin văn bản từ File Explorer. Ví dụ tại thư mục PC:

  • Bước 1:

    Nhấn chuột phải vào

    vùng trống

    > chọn

    New

    > Microsoft Word Document.

Thao tác tạo văn bản từ File Explorer

  • Bước 2:

    Bước tiếp theo là nhập tên tập tin và nhấn
    Enter.

Thao tác tạo văn bản từ File Explorer - Đặt tên file cần tạo

Tạo Nội Dung Tự Động

Trong phần soạn thảo văn bản, bạn nhập =rand() tại đầu đoạn hoặc trang văn bản sau đó nhấn
Enter để tạo nội dung.

Thao tác tạo nội dung tự động với hàm rand()

Bạn đã có nội dung để thực hành thực tế các thao tác văn bản. Nếu vận tốc gõ chữ của bạn còn thấp thì bạn nên tự tìm nội dung nào đó rồi nhập nó vào MS Word để cải tổ vận tốc gõ chữ .

Mở Văn Bản

Mở một văn bản đã có trong máy tính có hai cách thường dùng .

  • Mở từ File Explorer.
  • Mở từ chương trình MS Word.

Mở Từ File Explorer

Nhấn chuột trái hai lần liên tiếp (Double – Click) để mở văn bản.

Thao tác mở văn bản bằng việc nhấn chuột trái 2 lần

Mở từ Chương Trình MS Word

Bước 1:
Chọn File Open
> Browse.

  • Phím tắt Ctrl + O.

Thao tác mở file có sẵn từ hộp thoại Open

Bước 2: Hộp thoại
Open
được mở > Tìm đến thư mục chứa tập tin văn bản bạn muốn mở > Nhấn
chuột trái hai lần
liên tiếp (Double – Click) vào tập tin hoặc chọn tập tin > Open để mở tập tin.

Thao tác mở file có sẵn từ hộp thoại Open và nhấn chuột trái hai lần đề mở

Trong hình (khi chọn File > Open) tại mục
Recent được chọn là nơi chứa các tập tin văn bản đã mở gần đây.

Recent là danh sách tập tin mở gần đây nên tập tin sẽ bị trôi đi theo thời gian nếu không được mở thường xuyên.

Bạn có một vài văn bản liên tục cần mở nhưng không muốn phải truy vấn vào thư mục chứa nó ( mất thời hạn ) bạn hoàn toàn có thể ghim nó vào list Recent qua các bước sau đây :

  • Đưa chuột đến cuối mỗi tập tin trong danh sách > chọn

    Pin

    như trong hình để ghim văn bản đó lên mục

    Pinned

    .

  • Ví dụ ở trên là tập tin văn bản “Tao Mo Luu Van Ban. docx” đã được ghim.
  • Không hủy ghim, chọn

    nút hủy ghim

    như trong hình.

Thao tác chọn mục Recent để mở file cũ thao tác gần thời điểm nhất

Lưu Văn Bản

Sau khi soạn văn bản bạn cần lưu lại văn bản đó vào bộ nhớ máy nếu không những gì bạn đã soạn sẽ biến mất .

  • Lưu văn bản.
  • Lưu văn bản với tên và định dạng khác.
  • Thiết lập định dạng lưu mặc định.
  • Lưu tự động và khôi phục văn bản.
  • Đóng văn bản.

Lưu Văn Bản

Bước 1: Chọn File
>Save >
Browse.

  • Phím tắt Ctrl + S hoặc chọn nhanh từ thanh công cụ nhanh.

Thao tác lưu file khi nhấn từ thanh công cụ nhanh

  • Lần đầu lưu văn bản khi chọn

    Save

    chương trình sẽ chuyển sang

    Save As

    .

Bước 2: Sau khi chọn
Browse, hộp thoại Browse xuất hiện.

  • Chọn thư mục lưu trữ ở vùng màu xanh.
  • Nhập tên tập tin văn bản bạn muốn lưu ở File name.
  • Chọn loại tập tin văn bản tại Save as type, mặc định loại tập tin được chọn là .docx.
  • Chọn Save để lưu văn bản, chọn Cancel nếu không muốn lưu và trở về màn hình làm việc.

Giao diện thao tác để lưu ảnh

  • Vào thư mục bạn đã chọn ở trên để kiểm tra văn bản đã được lưu chưa.
  • Ở những lần lưu tiếp theo trên văn bản hiện hành bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím
    Ctrl + S là văn bản được lưu. Không cần nhập tên tập tin hay loại tập tin. Nếu muốn lưu với tên hay loại tập tin khác, xem tiếp phần tiếp theo.

Lưu Với Tên Và Định Dạng Khác

Bạn mở một văn bản nào đó lên và chỉnh sửa nội dung của nó, bây giờ bạn muốn lưu lại những gì đã chỉnh sửa nhưng không muốn thay đổi tập tin gốc. Tính năng
Save As sẽ giúp bạn.

Bước 1: Chọn File >
Save As > Browse.

  • Phím tắt F12.
  • Chọn thư mục muốn chứa tập tin bạn muốn lưu tại vùng màu xanh.
  • Nhập tên tập tin bạn muốn lưu tại File name.
  • Chọn định dạng tập tin bạn muốn lưu tại mục Save as type.

Thao tác lưu tên và định dạng file

Bước 2: Chọn Save
để lưu văn bản.

Save as type – Định dạng lưu văn bản

Khi chọn vào mục Save as type. Menu sau sẽ xuất hiện:

Giao diện danh sách lựa chọn các định dạng cần lưu

  • Mặc định loại tập tin *. docx được chọn, loại tập tin dành cho các phiên bản
    MS Word 2007 trở về sau.
  • *. doc: Loại định dạng dành cho MS Word 97-2003. Bạn làm việc với nhiều người sử dụng Office phiên bản 2003, muốn họ dễ dàng đọc được văn bản của bạn thì chọn định dạng này.
  • *. pdf: Loại định dạng do Adobe phát triển, hỗ trợ tốt cho việc in ấn. Chắc bạn đã từng nghe đến việc in ra file .pdf thông qua hộp thoại Print, đó cũng là một cách để tạo file .pdf từ văn bản của bạn nhưng cách đó làm
    mất thời gian và nhiều khi bị lỗi font. Save as type PDF(*.pdf) giúp bạn làm việc nhanh hơn.

 Thao tác lưu file dưới dịnh dạng pdf

Chọn Save và kết quả là một tập tin .pdf tại thư mục bạn đã chọn.

Kết quả sau khi lưu file dưới định dạng pdf

Thiết Lập Định Dạng Lưu Mặc Định

Phần lưu với định dạng khác đã xem ở trên. Bạn muốn chọn loại định dạng lưu là *.doc làm mặc định thay vì
*.docx để những máy tính sử dụng MS Word 2003 có thể dễ dàng đọc được.

  • Bước 1:

    Chọn File
    >

    Option

    để mở hộp thoại Word Option.

  • Bước 2:

    Trong hộp thoại Word Option chọn

    Save

    >


    Save files in this format

    >chọn định dạng mà bạn muốn dùng làm mặc định bằng tam giác tại vùng màu xanh.

Thao tác lưu định dạng file ở mục Save trong Word Options

  • Bước 3:

    Chọn OK
    để lưu thiết lập.

Lưu Tự Động Và Khôi Phục Văn Bản

Lưu Tự Động

Bạn bỏ rất nhiều thời hạn ra để soạn thảo một văn bản, chưa thao tác lưu văn bản bổng dưng sự cố máy tính xảy ra hay mất điện. Bối rối không biết làm thế nào và ước gì mình lưu văn bản sớm hơn …
Qua các bước đơn thuần bạn hoàn toàn có thể thiết lập tính năng lưu tự động hóa. Mặc định tính năng này đã được bật nhưng ta hoàn toàn có thể đổi khác một số ít thành phần .

  • Bước 1:

    Mở hộp thoại Word Option:
    File >

    Option

  • Bước 2:

    Chọn

    Save

    > Save documents > Đánh dấu vào các

    ô màu xanh

    như trong hình ( mặc định ban đầu nó đã được đánh dấu như hình).

Chọn OK để lưu thiết lập.

  • Ở vùng màu vàng: Thời gian lưu tự động, mặc định là 10 phút, chỉnh xuống 5 phút để tính năng lưu tự động thường xuyên hơn. Chọn dấu tam giác lên xuống để thay đổi thời gian hoặc nhập trực tiếp.
  • Ở vùng màu lục: Đường dẫn đến thư mục chứa bản lưu tự động. Chọn
    Browse để thay đổi thư mục.

Thao tác thiết lập để lưu tự động

Khôi Phục Văn Bản Từ Tính Năng Lưu Tự Động

Ở mục trên đã trình làng đến tính năng lưu tự động hóa. Vậy làm gì để Phục hồi bản lưu đó .

Sau khi gặp sự cố, bạn mở máy tính trở lại, đừng vội mở lại file văn bản đó từ
File Explorer mà hãy mở MS Word. MS Word sẽ hiển thị như sau:

  • Document recovery

    xuất hiện để bạn có thể khôi phục lại phần văn bản chưa lưu của mình.

  • Những văn bản chưa được lưu khi gặp sự cố hiện trong danh sáchAvailable Files.
  • Chọn tập tin bạn muốn phục hồi trong danh sách.

Mức độ Phục hồi phần văn bản chưa được lưu nhờ vào vào thời hạn lưu tự động hóa như phần trên đã trình làng. Thời gian lưu càng nhanh thì mức độ phục sinh càng cao .

Thao tác với tính năng Document Recovery

Đóng Văn Bản

Chọn File Close
để đóng văn bản.

Nếu văn bản chưa được lưu bản thông tin sau đây Open :

  • Chọn

    Save

    để lưu văn bản.

  • Chọn Don’t save nếu không muốn lưu.
  • Cancel để đóng bản thông báo và qua về màn hình làm việc của MS Word.

Thao tác đóng văn bản

Kết

Sau bài này bạn có thể thao tác mở, tạo văn bản với MS Word. Lưu văn bản sang nhiều định dạng khác nhau và đặc biệt quan trọng bạn hoàn toàn có thể Phục hồi lại phần nào bị mất của văn bản khi gặp sự cố .

Bài tiếp theo sẽ giới thiệu về THAO TÁC VỚI VĂN BẢN TRONG MICROSOFT WORD

Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết. Hãy để lại bình luận hoặc góp ý của mình để phát triển bài viết tốt hơn. Đừng quên “Luyện tập – Thử thách – Không ngại khó”.

Thảo luận

Nếu bạn có bất kể khó khăn vất vả hay vướng mắc gì về khóa học, đừng ngần ngại đặt câu hỏi trong phần bên dưới hoặc trong mục HỎI và ĐÁP trên thư viện Howkteam. com để nhận được sự tương hỗ từ hội đồng .

Những bài viết liên quan

Nút quay lại đầu trang