Thủ Thuật

5 cách giảm dung lượng file PowerPoint hiệu quả nhất !

Ngày nay tất cả chúng ta biết đến Microsoft như thể một gã khổng lồ ứng dụng số 1 quốc tế, với giá trị vốn hóa chạm mốc 1000 tỷ USD và một lịch sử vẻ vang thống trị lâu bền hơn .Nền tảng bắt đầu cho sự tăng trưởng của một tập đoàn lớn vững mạnh số 1 như vậy là những mẫu sản phẩm có chất lượng tiêu biểu vượt trội được người dùng ưu thích, ví dụ như hệ quản lý và điều hành Windows và bộ ứng dụng Office lịch sử một thời .Trong đó có một thành phần quan trọng trong bộ Office được sử dụng thoáng đãng lúc bấy giờ là PowerPoint, tạo nên hàng triệu bản trình chiếu ấn tượng mỗi ngày, ship hàng trong rất nhiều nghành khác nhau …

Có một thực tế là mỗi bản trình chiếu PowerPoint thường chứa hàng tá các bức ảnh, biểu đồ, file media nhúng và những nội dung khác…

Chính do đó không quá quá bất ngờ nếu bạn nhận được thành quả là những file dung tích rất lớn và nặng nề gây tốn dung tích khi san sẻ một cách không thiết yếu, thậm chí còn chạy chậm trễ trên những máy tính có thông số kỹ thuật yếu. Rõ ràng nhu yếu giảm kích thước các file PowerPoint là thiết yếu để có được thưởng thức sử dụng tốt nhất .Trong bài viết này mình sẽ trình diễn 1 số ít mẹo hiệu suất cao để giảm kích thước file PowerPoint trong quy trình phong cách thiết kế và sử dụng loại file này .Đọc thêm :Okay, giờ mở màn ngay nào …

#1. Chuyển đổi định dạng file trình chiếu của bạn về định dạng PPTX

Kể từ bản MS Office 2007, định dạng file tạo ra bới các ứng dụng trong bộ Office đã được biến hóa với hậu tố x ( *. docx / *. pptx / *. xlsx … ) .Với các định dạng file mới này, sự biến hóa trong thuật toán đã giúp tối ưu đáng kể kích thước file so với các định dạng file cũ ( Office 97-2003 ). Do đó, nếu bạn đang sử dụng các file có định dạng cũ (. ppt ), tăng cấp lên định dạng file mới (. pptx ) sẽ giúp tối ưu kích thước của chúng .

Thực hiện: Để chuyển đổi định dạng file, các bạn mở file lên trong ứng dụng MS PowerPoint bản 2007 trở lên, trong tab file các bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Convert file.

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (1)

Click vào tùy chọn trên, một hộp thoại lưu file thường thì sẽ Open với các ô biến hóa tên file và chọn loại định dạng file ( File type ) mới .

Các bạn chọn thư mục cần lưu file mới, đặt tên file, nhấp vào PowerPoint Presentation từ danh sách xổ xuống ở mục Save as type => và nhấn Save để lưu. Khi đó một file mới có định dạng *.pptx sẽ được tạo với nội dung giống file gốc.

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (2)

Kết quả: Các bạn có thể thấy, sau khi chuyển đổi định dạng, file cũ định dạng *.ppt(1) có kích thước 1.58 MB đã giảm xuống chỉ còn 0.99 MB khi ở định dạng *.pptx(2).

Đấy là mức giảm rất đáng kể đặc biệt quan trọng là so với các file trình chiếu lớn có kích thước hàng trăm MB .

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (3)

#2. Đừng copy – paste file ảnh, hãy sử dụng công cụ Insert của PowerPoint

Nhiều bạn có thói quen tìm kiếm nguồn tư liệu ảnh trên Internet, đặc biệt quan trọng là Google trong quy trình làm bản trình chiếu PowerPoint, sau đó copy và paste trực tiếp lên slide .Cách làm trên trong thực tiễn giúp quy trình thao tác nhanh và thuận tiện hơn, nhưng lại vô tình gây tăng dung tích gốc của file ảnh lên một cách không thiết yếu. Tại sao lại như vậy ?

Vâng ! Đó là do mỗi lần một file ảnh định dạng *.jpg được copy vào clipboard và Paste lên slide của bạn, PowerPoint mặc định sẽ convert file đó lại thành định dạng *.png.

Thực tế là cùng 1 ảnh, file *. png luôn luôn có kích thước lớn hơn file *. jpg tương ứng, do file *. jpg là loại file đã nén bằng thuật toán để giảm kích thước, các bạn hoàn toàn có thể xem ví dụ dưới đây .

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (4)

Rõ ràng là file *.png có kích thước lớn hơn đáng kể. Vậy nên lần tới làm bản trình chiếu bạn đừng ngại tải file về và Insert chúng nếu muốn có kích thước tối ưu.

#3. Nén các file ảnh trong bản trình chiếu PowerPoint

Thông thường khi thao tác với các file trong bộ Office, tất cả chúng ta chỉ chăm sóc đến việc đặt vị trí file, đặt tên file và định dạng rồi lưu .

Tuy nhiên có những tùy chọn nâng cao khác rất hữu ích mà thông thường ít người để ý đến, như tính năng Compress Pictures được cung cấp trong menu File => Save As của PowerPoint

Thực hiện: Bước đầu các bạn mở file PowerPoint và tìm đến tùy chọn File => Save As

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (5)

Tại cửa sổ thiết lập tiếp theo, bên dưới các ô nhập tên và định dạng file, các bạn sẽ thấy phần lựa chọn thêm More options.

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (6)

Tại đây các bạn chọn Tool và dưới cùng danh sách xổ xuống là lựa chọn Compress Pictures.

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (7)

Trong hộp thoại thiết lập chất lượng ảnh nén, có phong phú các tùy chọn từ cao nhất cho độ phân giải sắc nét cho tới tối thiểu để tiết kiệm chi phí dung tích khi san sẻ .

Ở đây mình lựa chọn Web với chú thích là tốt cho việc trình chiếu trên Website hoặc máy chiếu…

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (8)

Và đây là kết quả, file nén ảnh(3) so với file gốc (2) đã giảm được chút dung lượng. Dĩ nhiên, file gốc của bạn càng lớn và chứa nhiều ảnh sẽ cho kết quả càng tốt, có thể giảm được nhiều MB dung lượng file.

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (9)

#4. Tắt tính năng AutoRecover và hạn chế sử dụng font chữ nhúng trong file PowerPoint nếu không cần thiết

Trong PowerPoint, tính năng AutoRecover thực ra khá quan trọng khi nó giúp bạn Phục hồi những file thao tác chưa hoàn thành xong trong phiên trước và bị mất do các yếu tố như mất nguồn điện bất ngờ đột ngột mà chưa kịp lưu file .Trong suốt quy trình thao tác tính năng này sẽ tự động hóa lưu 1 số ít thông tin vào file và làm dung tích của nó tăng lên. Chỉ tắt tính năng này khi bạn thật sự cảm thấy không thiết yếu, và mình cũng không khuyến khích bạn tắt tính năng này nhé .

Bên cạnh AutoRecover, một tính năng khác của PowerPoint cũng có thể làm tăng đáng kể kích thước bản trình chiếu là Embed fonts in the file.

Trong 1 số ít trường hợp đặc biệt quan trọng, tùy chọn này giúp giảm thiểu các lỗi không dễ chịu khi hiển thị bản trình chiếu trên máy của người đọc do máy bị thiếu hoặc lỗi font .Tuy nhiên trong phần đông trường hợp và nếu bạn không có tiêu chuẩn quá cao, tắt tính năng này sẽ giúp giảm nhiều MB dung tích tùy kích thước file .

Thực hiện: Để tắt hai tính năng trên, các bạn chỉ cần truy cập menu File => chọn Options => chọn tiếp SaveUncheck các tùy chọn này.

cach-giam-dung-luong-file-powerpoint (10)

#5. Một số phương pháp giảm dung lượng file PowerPoint khác

  • Chuyển toàn bộ nội dung slide sang bản trình chiếu mới sau khi hoàn thiện. Lí do là trong quá trình soạn thảo và chỉnh sửa, mọi thao tác của bạn đều được lưu lại trong nền và khi đóng gói file có thể một phần thông tin không cần thiết đó sẽ được lưu cùng gây tăng kích thước.
  • Gỡ bỏ thông tin cá nhân đính kèm
  • Giải nén file *.pptx và đóng gói lại băng phần mềm chuyên dụng: định dạng file *.pptx thực chất là một loại file đã được nén, điều đó có nghĩa là chúng ta có thể sử dụng các trình nén file như 7-Zip, WinRAR giải nén file *.pptx thành các file thành phần và sau đó nén lại, đổi phần mở rộng file nén thành *.pptx. dựa trên khả năng nén file rất tốt của các công cụ này, kích thước file của bạn có thể được giảm đáng kể.

#6. Lời Kết

Vậy là mình đã giới thiệu xong đến các bạn một vài thủ thuật nhỏ giúp giảm dung lượng file PowerPoint hiệu quả nhất mà không cần bất kỳ phần mềm thứ 3 nào can thiệp vào rồi.

Nếu các bạn biết thêm chiêu thức nào khác hiệu suất cao để giải quyết và xử lý giảm kích thước file, hãy comment dưới bài viết để mọi người được biết thêm .Chúc các bạn thao tác hiệu suất cao !

CTV: Vũ Hữu Thăng – Blogchiasekienthuc.com

Bài viết đạt : 5/5 sao – ( Có 4 lượt nhìn nhận )

Những bài viết liên quan

Nút quay lại đầu trang