So sánh AutoSave và AutoRecover
Tự động lưu (AutoSave) là một tính năng mới trong Excel Office 365, trong khi Tự động khôi phục (AutoRecover) đã có mặt trên các phiên bản Office trước.
AutoSave được cho phép bạn lưu việc làm của mình theo thời hạn thực khi lưu tập tin Excel của mình trong OneDrive hoặc SharePoint .trái lại, Save AutoRecover Information là một tùy chọn tự động lưu việc làm của bạn sau mỗi 10 phút ( hoặc bất kể khoảng chừng thời hạn nào bạn chỉ định ). Với tùy chọn này được bật, Excel sẽ tạo một bản sao lưu trong thời điểm tạm thời của file và liên tục lưu nó sau mỗi 10 phút .Trong trường hợp mạng lưới hệ thống tắt bất thần, bạn vẫn hoàn toàn có thể Phục hồi tập tin Excel đã lưu trong thời điểm tạm thời ( sử dụng tính năng Autorecover ). Trong hướng dẫn này, Gitiho sẽ cùng đề cập đến cả hai tính năng này .
Bật tính năng AutoSave trong Excel
Bạn hoàn toàn có thể bật tính năng AutoSave cũng như lưu thông tin tự động Phục hồi ( tức là để lưu tập tin tự động vào một khoảng chừng thời hạn nhất định ) trong Excel từ hộp thoại Options. Sau khi hoàn tất, điều này sẽ được bật cho tổng thể các file Excel sau này mỗi khi bạn thao tác trên mạng lưới hệ thống đó .Dưới đây là các bước để bật AutoSave trong Excel :
Bước 1: Truy cập vào tab File
Bước 2: Trong menu xổ xuống chọn tùy chọn Options
Bước 3: Trong hộp thoại Excel Options, bấm vào tùy chọn Save ở cột bên trái
Bước 4: Ở khung bên phải, kích vào tùy chọn Save AutoRecover information every. Theo mặc định, giá trị là 10 phút, nhưng bạn có thể chọn giá trị thấp hơn hoặc cao hơn nếu muốn.
Bước 5: Tiếp theo di chuyển xuống phía dưới và chọn tùy chọn AutoSave OneDrive and SharePoint Online files by default in Excel. Tùy chọn này chỉ hoạt động trên Office 365 và lưu công việc của bạn trong thời gian thực (vài giây một lần)
Bước 6: Bấm nút OK để hoàn tất
Các bước trên sẽ bảo vệ rằng việc làm của bạn triển khai trên Excel sẽ được lưu tự động sau mỗi 10 phút .
Lưu ý: Nếu chọn tùy chọn AutoSave OneDrive and SharePoint Online files by default in Excel thì các tập tin Excel phải lưu ở định dạng mới nhất (tức là XLSX chứ không phải XLS).
Các tùy chọn hữu ích khác mà bạn có thể sử dụng:
- Keep the last AutoRecovered version if I close without saving: Mặc dù Excel lưu công việc đang thực hiện 10 phút một lần (khi AutoSave được bật), việc bật tùy chọn này sẽ đảm bảo rằng bạn không bị mất dữ liệu trong khoảng thời gian giữa 10 phút đó. Khi được bật, Excel sẽ hiển thị tùy chọn để tự động khôi phục mọi tệp/dữ liệu chưa được lưu.
- AutoRecover File Location: Đây là vị trí khi Excel lưu các tập tin chưa được lưu. Bạn có thể thay đổi vị trí này nếu muốn, nhưng trong trường hợp không phải là quản trị viên thì bạn không thể thay đổi điều này.
Khi AutoSave được bật ( với các tập tin được lưu trên Onedrive hoặc SharePoint ), bạn sẽ không thấy lời nhắc lưu các đổi khác chưa lưu khi đóng tập tin ( vì những đổi khác này đang được lưu sau mỗi vài giây ). Ngoài ra, trong trường hợp bạn đang thêm mã VBA ( macro ) vào tập tin Excel, AutoSave sẽ dừng lại và hiển thị lời nhắc lưu tập tin này dưới dạng file tương hỗ Macro ( định dạng. xlsm )
AutoSave hiện được cho phép người dùng Excel san sẻ tập tin và thực thi các đổi khác trong thời hạn thực. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể xem lịch sử vẻ vang phiên bản và quay lại bất kể phiên bản nào trước đó nếu muốn. Khi mở một tập tin Excel cũ bằng lịch sử vẻ vang phiên bản, nó sẽ được mở dưới dạng Read-Only và bạn hoàn toàn có thể lưu tập tin với tên mới nếu muốn. Ư
9
Thêm tính năng AutoSave vào QAT (dành cho Office 365)
Nếu đang sử dụng OneDrive hoặc SharePoint, bạn cũng hoàn toàn có thể thêm tùy chọn AutoSave trên thanh Quick Access Toolbar ( QAT ). Điều này được cho phép bạn bật tính năng lưu tự động ( trong SharePoint hoặc OneDrive ) chỉ với một cú nhấp chuột .Mặc dù tùy chọn AutoSave có sẵn theo mặc định trong Office365, nhưng trong trường hợp bạn không thấy thì hoàn toàn có thể thêm tính năng này vào QAT bằng các bước dưới đây :
Bước 1: Kích vào biểu tượng Customize Quick Access Toolbar (QAT)
Bước 2: Trong menu xổ xuống chọn AutoSave
Bước 3: Trong trường hợp bạn không thấy tùy chọn AutoSave trong trình đơn thả xuống, hãy bấm nút More Command và sử dụng hộp thoại Excel Options để thêm tùy chọn AutoSave vào QAT.
Những lưu ý khi làm việc với AutoSave (Save As và Save a Copy)
Khi bật tính năng AutoSave và lưu tập tin Excel trong OneDrive hoặc SharePoint, bạn sẽ nhận thấy Excel không còn tùy chọn Save As. Thay vào đó sẽ là tùy chọn Save a Copy .Khi bật tính năng AutoSave và việc làm được lưu vài giây một lần, bạn sẽ không hề thực thi 1 số ít đổi khác và lưu nó dưới dạng tập tin mới .Ví dụ, nếu bạn mở màn với một file Excel cũ, thao tác trên file đó trong 20 phút và lưu một bản sao, bạn sẽ có tập tin Excel cũ cũng như tập tin mới với 20 phút thao tác gần nhất. Nhưng điều này không hề triển khai được với tính năng AutoSave được bật vì nó sẽ lưu việc làm của bạn sau vài giây một lần .Đây là nguyên do tại sao Excel lại có tùy chọn Save a Copy, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tùy chọn này để tạo bản sao và sau đó thực thi các biến hóa. Trong trường hợp tập tin Excel của bạn không có trên OneDrive hoặc SharePoint, bạn vẫn sẽ thấy tùy chọn Save As .
Sử dụng các công cụ của bên thứ ba như DropBox hoặc Google Drive
Bạn cũng hoàn toàn có thể có được các tùy chọn lịch sử vẻ vang phiên bản cho tập tin Excel với các tùy chọn tàng trữ như Dropbox và Google Drive. Các công cụ này chỉ cần kiểm tra xem có bất kể đổi khác nào trong tập tin hay không và lưu phiên bản trước. Sau đó, bạn hoàn toàn có thể quay trở lại các phiên bản này nếu muốn .Một trong những quyền lợi của việc sử dụng các công cụ của bên thứ ba này là bạn hoàn toàn có thể thuận tiện cộng tác với những người không sử dụng OneDrive .Vì Google Drive và Dropbox thường được nhiều người yêu thích hơn OneDrive nên điều này sẽ rất có ích khi bạn thao tác với các nhóm hay người mua sử dụng các tùy chọn này .
Tự động lưu tập tin trước khi đóng bằng VBA
AutoSave là một tính tốt giúp bạn thao tác với Excel thuận tiện hơn rất nhiều. Nhưng nếu không có Office 365 ( có nghĩa là bạn cũng không có tính năng AutoSave ) thì phải dựa vào tính năng AutoRecover của Excel .Một tùy chọn khác mà bạn hoàn toàn có thể sử dụng là dùng mã VBA đơn thuần để bảo vệ rằng tập tin của bạn được lưu trước khi đóng. Điều này bảo vệ bạn không bị mất việc làm của mình vì bạn đã đóng tập tin trước khi lưu .Lưu ý : Cách này chỉ có ý nghĩa nếu bạn không sử dụng Office 365 với OneDrive hoặc SharePoint .Dưới đây là các bước sử dụng VBA để lưu tập tin trước khi đóng tập tin :
Bước 1: Mở file Excel mà bạn muốn bật mã VBA này để lưu trước khi đóng.
Bước 2: Giữ phím ALT và nhấn phím F11 (hoặc Command + Option + F11 trong Mac). Thao tác này sẽ mở của sổ VB Editor.
Bước 3: Bấm đúp vào đối tượng ThisWorkbook (đối với tập tin Excel mà bạn muốn thêm mã này) trong Project Explorer
Bước 4: Sao chép và dán đoạn mã dưới đây vào cửa sổ mã ThisWorkbook:
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
ThisWorkbook.Save
End Sub
Bước 5: Đóng trình soạn thảo VB
Bây giờ, khi có bất kể đổi khác nào trong file Excel và bạn đóng trước khi lưu, thứ nhất mã VBA này sẽ chạy để lưu file sau đó mới đóng file thực sự .Trong trường hợp bạn chưa lưu tập tin Excel trước đó, nó sẽ nhu yếu chọn nơi lưu tập tin. Trong trường hợp không muốn ghi đè lên tập tin hiện có, bạn cũng hoàn toàn có thể sửa đổi mã để mã lưu tập tin với dấu thời hạn. Bằng cách này, việc làm của bạn sẽ không bị mất và cũng hoàn toàn có thể quay lại phiên bản trước đó khi cần .Dưới đây là mã VBA sẽ lưu tập tin với dấu ngày và giờ trong tên tập tin :
Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean)
wbname = ThisWorkbook.Name
timestamp = Format(Now, “ddmmmyyy-hhmmss”)
ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname
End Sub
Thao tác này sẽ lưu tệp mới với dấu thời gian trong tên ở cùng vị trí nơi tệp cũ được lưu. Nếu bạn muốn tệp được lưu trong một thư mục cụ thể, bạn có thể chỉ định vị trí đó trong mã.
Trên đây Gitiho vừa giới thiệu tất cả những gì bạn nên biết về cách bật AutoSave trong Excel và sử dụng nó một cách hiệu quả. Nếu không sử dụng Office 365 và không có tính năng AutoSave, bạn vẫn có thể cấu hình các tùy chọn AutoRecover và khôi phục mọi tập tin chưa được lưu. Ngoài ra, mã VBA có thể được sử dụng để đảm bảo các tập tin được lưu dưới dạng bản sao tự động khi bạn tắt file.
CÓ THỂ BẠN CŨNG QUAN TÂM
Hướng dẫn cách loại bỏ dấu phẩy trong Excel (Với Văn bản và Số)
Hướng dẫn cách thao tác trình bày định dạng bảng dữ liệu trong Excel chuẩn nhất
Hướng dẫn cách xử lý lỗi dữ liệu dạng số trong Excel nhanh chóng
Cuối cùng, đừng quên tìm hiểu thêm khóa học EXG01 – Tuyệt đỉnh Excel – Trở thành bậc thầy Excel trong 16 giờ của Gitiho bạn nhé ! Hẹn gặp lại các bạn trong những bài viết tiếp theo .
Source: https://thiennhuong.com
Category: Thủ Thuật
