Thủ Thuật

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Microsoft Word là ứng dụng văn phòng quen thuộc và thông dụng mà bất kỳ ai sử dụng máy tính cũng biết đến. Tuy nhiên, ứng dụng này chứa đầy những mẹo và thủ pháp ít được biết đến được cho phép làm việc hiệu suất cao hơn với những tính năng hữu dụng không phải ai cũng biết .

Sử dụng nút “Show/Hide ¶” để hiển thị tất cả các ngắt dòng của bạn

Nếu bạn đang định dạng một thứ gì đó phức tạp hơn những đoạn văn bản cơ bản, ví dụ điển hình như sơ yếu lý lịch, thì hình tượng ” ¶ ” chính là người bạn của bạn. Điều này cho bạn thấy mọi ngắt dòng trong tài liệu của bạn, đây là một cách tuyệt vời để bảo vệ tổng thể những khoảng cách đều đúng mực và đồng điệu .Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy nút ” Show / Hide ¶ ” trong thanh công cụ ” Paragraph Settings “, theo mặc định, nút này nằm ở đầu màn hình hiển thị trong tab ” trang chủ “. Nó hoàn toàn có thể giống như một hình tượng ¶ .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Các chỉ báo như thế này hoàn toàn có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí thời hạn khi định dạng tài liệu của mình .Các ký hiệu không bị xâm phạm và bạn hoàn toàn có thể thuận tiện viết và chỉnh sửa chúng ở chính sách nền hoặc bạn hoàn toàn có thể bật và tắt những ký hiệu nếu cần .

Chuyển đổi PDF thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa

Khi bạn mở PDF trong Word, nó sẽ tự động hóa quy đổi biểu mẫu sang định dạng. docx, được cho phép bạn nhập văn bản vào tài liệu .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Các tệp PDF hoàn toàn có thể tải xuống, như W-4, hoàn toàn có thể được điền sau khi quy đổi sang định dạng tài liệu Word .Điều này hoàn toàn có thể có ích nếu bạn muốn điền vào những biểu mẫu từ máy tính của mình, thay vì bằng bút và giấy .

Ký tên của bạn trên bất kỳ tài liệu nào

Tất nhiên, những biểu mẫu quan trọng nhất của bạn cũng hoàn toàn có thể nhu yếu chữ ký. May mắn thay, bạn hoàn toàn có thể vẽ chữ ký bằng Word và thêm nó vào bất kỳ tài liệu nào .

  • Bước 1 : Nhấp vào ” Insert ” ở đầu màn hình hiển thị, sau đó nhấp vào ” Shapes “
  • Bước 2 : Trong phần ” Lines “, hãy nhấp vào hình tượng ngoài cùng bên phải – hình tượng đó sẽ giống như một nét vẽ nguệch ngoạc

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Công cụ vẽ dạng tự do được liệt kê trong “ Lines ” .

  • Bước 3 : Con trỏ của bạn sẽ biến thành hình chữ thập > Nhấp và kéo chuột vào bất kể đâu để viết chữ ký của bạn. Sau khi bạn triển khai xong, nó sẽ được quy đổi thành một bức tranh mà bạn hoàn toàn có thể chuyển dời và đổi khác kích cỡ .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Chữ ký của bạn được vẽ trong Word hoàn toàn có thể trông không đẹp, nhưng rất dễ tạo và vận động và di chuyển .Viết chữ ký bằng chuột hoàn toàn có thể không đẹp, nhưng nếu bạn có màn hình hiển thị cảm ứng hoặc máy tính bảng vẽ, bạn hoàn toàn có thể sử dụng nó thay cho chuột của mình .

Bảo vệ tài liệu riêng tư của bạn bằng mật khẩu

Với mức độ phổ cập làm việc tại nhà, bạn hoàn toàn có thể có những tài liệu trên PC tại nhà của mình được những luật như HIPAA độc quyền hoặc bảo vệ hợp pháp .Để tăng cường bảo mật thông tin, bạn hoàn toàn có thể thêm bảo vệ bằng mật khẩu vào tài liệu. Điều này sẽ làm cho nó để bất kể ai mở tài liệu sẽ cần phải nhập mật khẩu để xem nó .

  • Bước 1 : Nhấp vào “ File ” ở góc trên cùng bên trái
  • Bước 2 : Trên màn hình hiển thị Open, hãy nhấp vào ” Protect Document “, sau đó nhấp vào ” Encrypt with Password “

Bạn sẽ được nhu yếu cung ứng mật khẩu cho nó. Bạn hoàn toàn có thể nhập bất kỳ thứ gì ở đây, nhưng hãy nhớ nó – không có cách nào để Phục hồi mật khẩu nếu bạn quên .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Không có bất kể quy tắc nào về độ dài của mật khẩu hoặc những ký tự mà mật khẩu cần chứa .

Sử dụng công cụ đọc chính tả để nhập văn bản bằng giọng nói

Với nút ” Dictate “, ở trên cùng bên phải của menu ” trang chủ ” của Word, bạn hoàn toàn có thể chuyển lời nói của mình thành lời một cách liền mạch. Điều này rất tốt để ghi chú nhanh hoặc ghi chép những cuộc phỏng vấn .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Bạn hoàn toàn có thể cần cấp quyền cho Word để truy vấn micro của PC trước khi hoàn toàn có thể sử dụng Dictate .Bạn hoàn toàn có thể cần phải quay lại và triển khai những chỉnh sửa nhỏ – như mong đợi với bất kể ứng dụng chuyển giọng nói thành văn bản nào – nhưng thời hạn bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí được sẽ nhiều hơn mọi chỉnh sửa thiết yếu .

Chế độ “Focus” có thể giúp bạn tránh bị sao nhãng khi làm việc

Viết bằng Microsoft Word có nghĩa là viết trên máy tính, có nghĩa là có quyền truy vấn vào internet và toàn bộ những thứ gây mất tập trung chuyên sâu .Nếu bạn cần tập trung chuyên sâu vào bài viết của mình, hãy xem chính sách ” Focus ” của Word. Điều này đặt tài liệu của bạn ở chính sách toàn màn hình hiển thị và vô hiệu toàn bộ những nút, chỉ để lại trang. Nó sẽ giúp ích rất nhiều cho những người viết dễ bị chệch hướng .Để vào chính sách Focus, hãy nhấp vào ” View ” ở đầu màn hình hiển thị, sau đó nhấp vào ” Focus ” .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Bạn có thể thay đổi màu nền nếu thấy màu đen quá tối.

Sử dụng Smart Search để tra cứu các từ và chủ đề mà không cần rời khỏi Word

Word cung ứng một cách để tra cứu thông tin mà không nhu yếu bạn phải điều hướng những con đường quanh co, vô tận của Bing hoặc Google .Tất cả những gì bạn phải làm để sử dụng tính năng tìm kiếm mưu trí là ghi lại từ hoặc cụm từ bạn muốn tra cứu, nhấp chuột phải vào nó và chọn ” Search “. Một thanh bên sẽ Open phân phối cho bạn những hiệu quả tìm kiếm số 1 .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Smart Search hoàn toàn có thể giúp bạn không phải quy đổi qua lại giữa những ứng dụng .

Thêm văn bản trình giữ chỗ vào bất kỳ đâu

Giả sử bạn muốn kiểm tra phông chữ trông như thế nào hoặc cách định dạng những trang nhất định, nhưng không có bất kể chữ viết nào để kiểm tra và Lorem Ipsum sinh ra để xử lý yếu tố này .Lorem Ipsum là văn bản phụ – những từ và câu không có ý nghĩa có cấu trúc đúng mực như những từ và câu thực tiễn. Nếu bạn chỉ cần văn bản làm trình giữ chỗ, Lorem Ipsum là lựa chọn tuyệt vời cho việc làm này .Nhấp vào vị trí trên trang mà bạn muốn điền văn bản và nhập “ = Lorem ( ) ” > nhấn Enter .Theo mặc định, nó sẽ phân phối cho bạn năm đoạn văn bản. Bạn hoàn toàn có thể nhập một số ít trong ngoặc đơn để chỉ định số lượng đoạn văn bạn muốn .Khi Lorem Ipsum Open, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa, định dạng và chuyển dời nó giống như bất kể văn bản nào khác .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Lorem Ipsum là một cách tuyệt vời để liên tục làm việc trên tài liệu nếu bạn cần định dạng văn bản chưa sống sót .

Bấm đúp để viết bất kỳ đâu trong tài liệu Word

Nếu bạn muốn viết văn bản trên một phần đơn cử của trang, bạn không cần phải phối hợp phím Enter và phím cách để truy vấn vào phần đó. Chỉ cần nhấp đúp vào bất kể phần nào của trang trống để vận động và di chuyển con trỏ của bạn đến đó và khởi đầu viết .Đây là một cách tuyệt vời để ghi nhanh những ghi chú vào bảng trắng hoặc kiểu Post-It-like .

Sử dụng tính năng “Translate” của Word để đọc và viết bằng tiếng nước ngoài

Để dịch văn bản sang ngôn từ khác, toàn bộ những gì bạn phải làm là chọn văn bản, nhấp chuột phải và nhấn vào ” Translate ” trong Word .Bảng Translator sẽ hiển thị văn bản, sau đó bạn hoàn toàn có thể chọn ngôn từ bạn muốn dịch nó sang .Sau đó, bạn hoàn toàn có thể đặt văn bản đã dịch vào tài liệu bằng ” Insert ” .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Word sẽ không viết bài luận tiếng Tây Ban Nha cho bạn, nhưng nó hoàn toàn có thể giúp bạn dịch nhanh gọn .

Sử dụng Ctrl để chọn toàn bộ câu cùng một lúc

Các phím tắt lựa chọn được cho phép bạn tiếp cận nhanh gọn để chỉnh sửa những câu hoặc nhiều dòng văn bản trong những khu vực riêng không liên quan gì đến nhau trong tài liệu của bạn .Nếu bạn giữ phím Ctrl và nhấp vào một từ, bạn sẽ lưu lại hàng loạt câu có trong đó. Nếu bạn liên tục giữ phím, bạn hoàn toàn có thể nhấp đúp vào những từ hoặc dòng khác để chọn chúng, ngay cả khi chúng không được liên kết. Điều này được cho phép bạn chỉnh sửa tổng thể văn bản đã chọn cùng một lúc, thay vì từng cái một .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Bạn hoàn toàn có thể tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn bằng cách định dạng lại nhiều dòng trong Word nhờ phím Ctrl .

Sử dụng các mẫu tạo sẵn để tiết kiệm thời gian

Thay vì mở màn từ đầu khi kiến thiết xây dựng sơ yếu lý lịch, menu, tài liệu quảng cáo hoặc những dự án Bất Động Sản khác, bạn hoàn toàn có thể sử dụng mẫu Word. Các mẫu này được cung ứng bởi Microsoft và thiết lập trang để bạn hoàn toàn có thể khởi đầu làm việc ngay lập tức .Bạn sẽ thấy những mẫu Open bất kể khi nào bạn tạo một tài liệu mới. Để sử dụng một, chỉ cần nhấp vào nó .Bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm những mẫu mới, ngoài bộ thiết lập sẵn .

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Các mẫu hoàn toàn có thể là một cứu cánh nếu bạn không chắc như đinh về cách khởi đầu một dự án Bất Động Sản .

Tạo mẫu tùy chỉnh cho loại tài liệu bạn hay dùng

Nếu bạn thấy mình tiếp tục viết cùng một loại tài liệu – hoàn toàn có thể bạn là sinh viên cần đặt tiêu đề trên mỗi tờ giấy – bạn hoàn toàn có thể tạo một mẫu tùy chỉnh, để Word tiếp đón việc làm bận rộn .Tạo một tài liệu mới và định dạng nó theo cách bạn muốn. Sau đó, đi tới ” Save As ” và đổi khác loại tệp thành ” Word Template ( *. dotx ). “

Mẹo và thủ thuật giúp bạn làm việc hiệu quả trên Microsoft Word

Lưu tài liệu của bạn dưới dạng tệp. dotx sẽ được cho phép bạn tải nó dưới dạng mẫu trong tương lai .Word sẽ đưa bạn đến menu ” Mẫu Office Tùy chỉnh “, nơi bạn hoàn toàn có thể lưu mẫu mới của mình với một tên duy nhất. Và trong tương lai, bạn sẽ thấy mẫu Open dưới tiêu đề ” Cá nhân ” khi bạn tạo một tài liệu mới .Chỉ cần nhấp vào mẫu tùy chỉnh của bạn và bạn sẽ nhận được một tài liệu Word được định dạng theo cách đúng mực mà bạn đã lưu nó .

Những bài viết liên quan

Nút quay lại đầu trang